Muitos empresários começam como MEI justamente pela praticidade do modelo. No início, a operação costuma ser mais simples, o volume financeiro é menor e o próprio empreendedor consegue cuidar de boa parte da rotina sozinho.
Mas isso muda quando chega o momento de contratar o primeiro funcionário.
Essa é uma situação comum em empresas que estão crescendo e precisam de apoio para atender clientes, organizar a operação ou ganhar mais produtividade no dia a dia. E é justamente nessa fase que começam as dúvidas sobre Folha de Pagamento, encargos e obrigações trabalhistas.
Aqui na JáContei Contabilidade em Manaus, nós percebemos que muitos MEIs acreditam que contratar um funcionário funciona da mesma forma que o pagamento simples de um prestador de serviço, quando na prática existem regras específicas que precisam ser acompanhadas com atenção.
Entender como funciona essa estrutura ajuda o empresário a evitar erros, manter a empresa organizada e ter mais previsibilidade financeira.
MEI PODE CONTRATAR FUNCIONÁRIO?
Sim. O MEI pode contratar um funcionário registrado, desde que respeite algumas regras previstas para a categoria.
Atualmente, o Microempreendedor Individual pode contratar apenas um empregado, que deve receber:
- o salário mínimo vigente
ou - o piso salarial da categoria, quando existir convenção coletiva.
A partir do momento em que essa contratação acontece, o MEI passa a ter responsabilidades trabalhistas e previdenciárias que antes não faziam parte da rotina da empresa.
É justamente aqui que muitos empresários começam a entender a importância de uma organização contábil mais próxima.
COMO FUNCIONA A FOLHA DE PAGAMENTO DO MEI
A Folha de Pagamento é o documento que registra oficialmente todas as informações relacionadas ao funcionário.
Ela inclui:
- salário;
- descontos de INSS;
- FGTS;
- vale transporte, quando aplicável;
O funcionário do MEI tem os mesmos direitos que um colaborador de uma empresa maior, ou seja:
- férias;
- décimo terceiro;
- horas extras;
- adicionais;
- encargos obrigatórios.
Mesmo sendo uma empresa enquadrada como MEI, a contratação formal exige o envio dessas informações ao eSocial, além do cálculo e recolhimento correto dos encargos mensais.
Muitos empresários se surpreendem porque imaginam que o custo do funcionário será apenas o salário combinado, quando na prática existem outros valores envolvidos no processo.
Por isso, antes da contratação, o ideal é que o empresário faça uma análise financeira para entender se o caixa da empresa suporta esse novo custo mensal de forma saudável.
Esse cuidado ajuda a manter uma rotina financeira mais previsível e evita decisões tomadas apenas no impulso do crescimento.
QUAIS ENCARGOS O MEI PAGA AO CONTRATAR UM FUNCIONÁRIO?
Quando o MEI registra um colaborador, alguns encargos passam a fazer parte da rotina da empresa.
Entre os principais estão:
FGTS: O MEI deve recolher 8% do salário do funcionário para o Fundo de Garantia.
INSS Patronal: O percentual pago pelo MEI é reduzido em comparação com outros regimes sendo apenas 3%, mas ainda existe a obrigação de recolhimento previdenciário.
INSS do funcionário: Parte do INSS é descontada diretamente do salário do colaborador e repassada pela empresa, variando entre 7,5% a 14%.
Férias e décimo terceiro: Mesmo em empresas pequenas, esses direitos continuam obrigatórios e precisam entrar no planejamento financeiro.
No dia a dia da empresa, isso exige mais controle financeiro e acompanhamento mensal para evitar atrasos ou informações incorretas.
COMO FUNCIONA O ESOCIAL PARA O MEI
Outro ponto importante é o eSocial. O sistema foi criado para centralizar informações trabalhistas, previdenciárias e fiscais das empresas.
Quando o MEI contrata um funcionário, ele passa a precisar ter a obrigação de informar eventos como:
- admissão;
- férias;
- afastamentos;
- folha mensal;
- desligamentos;
- pagamentos.
Sem uma assessoria muitos empresários acabam descobrindo isso somente depois da contratação, o que pode gerar atraso no envio das obrigações.
Essa é uma situação mais comum do que parece, principalmente para quem nunca teve contato com Departamento Pessoal antes.
Acompanhamento contábil nesse momento ajuda bastante porque reduz riscos de informações erradas e evita problemas futuros com órgãos fiscalizadores.
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QUAIS ERROS O MEI MAIS COMETE AO CONTRATAR?
Alguns erros aparecem com bastante frequência nessa fase.
Os principais são:
Não registrar o funcionário corretamente, alguns empresários acreditam que podem iniciar o trabalho antes do registro formal, o que gera riscos trabalhistas.
Ignorar convenções coletivas, dependendo da atividade, pode existir piso salarial obrigatório, benefícios que devem ser respeitados.
Não organizar o fluxo de caixa, a empresa cresce em faturamento, mas perde previsibilidade financeira ao assumir novos custos sem planejamento.
Tentar fazer a Folha de Pagamento manualmente, isso costuma gerar erros de cálculo e retrabalho. Inclusive, muitas pequenas empresas começam dessa forma e só percebem a necessidade de acompanhamento profissional quando aparecem dúvidas trabalhistas ou inconsistências nos pagamentos.
Hábito que precisa mudado rapidamente devido a necessidade do envio das informações ao Esocial e outras obrigações acessórias empresariais como a EFDReinf.
COMO A REFORMA TRIBUTÁRIA PODE IMPACTAR O MEI
A Reforma Tributária também vem aumentando a preocupação de muitos empresários.
Mesmo que as mudanças ocorram de forma gradual, o cenário tributário brasileiro está passando por atualizações importantes, principalmente para empresas prestadoras de serviço.
Por isso, acompanhar a evolução das regras e manter a empresa organizada desde o início faz diferença para evitar decisões precipitadas mais à frente.
Na prática, empresários que acompanham os números da empresa com mais clareza conseguem tomar decisões mais seguras sobre contratação, crescimento e estrutura financeira.
QUANDO O MEI DEVE BUSCAR APOIO CONTÁBIL?
Muitos empresários procuram ajuda contábil justamente quando já contraram o primeiro funcionário. Isso acontece porque a empresa começa a entrar em uma rotina mais técnica, envolvendo:
- Departamento Pessoal;
- Folha de Pagamento;
- envio de obrigações;
- controle de encargos;
- organização financeira;
- acompanhamento tributário.
Na JáContei Contabilidade em Manaus, nós acompanhamos de perto empresas que estão passando exatamente por essa fase de crescimento, ajudando o empresário a entender os números da empresa com mais clareza e organizar a operação de forma mais segura.
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