Contratar um funcionário é um passo importante para qualquer negócio. E saber como admitir um funcionário é como em todo passo a passo tem uma sequência certa.
O problema é que muitos empresários descobrem essa sequência na ordem errada, só quando a admissão já aconteceu, o funcionário já está trabalhando, e alguém percebe que faltou o exame médico, ou que o lançamento no eSocial não foi feito no prazo, ou que a carteira de trabalho não foi assinada corretamente.
Vários erros que somados, podem ter um custo. Pode ser uma multa do Ministério do Trabalho, uma notificação do eSocial ou, no pior cenário, uma ação trabalhista futura onde o funcionário alega que o vínculo não foi formalizado corretamente.
A boa notícia: todos esses problemas são evitáveis. A admissão tem um fluxo claro, com documentos definidos, prazos objetivos e etapas que, quando seguidas na ordem certa, protegem tanto o empregador quanto o funcionário.
É exatamente esse fluxo que você vai encontrar neste artigo.
Por que a admissão exige atenção antes mesmo de acontecer
Antes de qualquer documento, vale entender por que o processo de admissão precisa ser tratado com cuidado desde o início e não depois que o funcionário já começou a trabalhar.
A legislação trabalhista brasileira é clara: o vínculo empregatício começa no primeiro dia de trabalho, independentemente de qualquer papelada. Isso significa que, se um funcionário começa a trabalhar segunda-feira e o contrato só é assinado na quinta, esses três dias já geram direitos e obrigações para o empregador.
O eSocial reforça essa exigência com um prazo que surpreende muita gente: o evento de admissão precisa ser transmitido antes do início das atividades do funcionário. Não no mesmo dia. Antes.
Ou seja: o processo de admissão começa antes do funcionário chegar e precisa estar concluído quando ele entrar pela porta.
Documentos que o funcionário precisa entregar
O primeiro passo é reunir os documentos pessoais do novo colaborador. Eles são necessários tanto para o registro em carteira quanto para o cadastro no eSocial.
Documentos obrigatórios:
- RG (Carteira de Identidade) ou CNH
- CPF
- Carteira de Trabalho e Previdência Social (CTPS): física ou digital
- PIS/PASEP (número de inscrição no cadastro previdenciário)
- Comprovante de residência atualizado
- Certidão de nascimento ou casamento
- Certidão de nascimento dos filhos menores de 14 anos (para fins de salário-família e dependentes), com o CPF
- Título de eleitor (obrigatório para maiores de 18 anos)
- Certificado de reservista (para homens que já cumpriram o serviço militar)
- Foto 3×4 recente
Documentos complementares conforme o cargo:
- Registro profissional no conselho de classe (CRM, CREFITO, CRP, CREA, etc.) para profissões regulamentadas
- Habilitação (CNH) quando a função exigir condução de veículos
- Comprovante de escolaridade quando o cargo tiver requisito de formação
Exame médico admissional: é obrigatório?
Sim e é uma etapa que mais empresários importante ao admitir um funcionário.
O exame médico admissional é exigido pela NR-7 (Norma Regulamentadora 7) e deve ser realizado antes do início das atividades do funcionário. Ele atesta que o trabalhador está apto para exercer a função para a qual foi contratado.
Alguns pontos importantes:
- O custo do exame é do empregador, não pode ser cobrado do funcionário
- O médico responsável pelo exame deve emitir o ASO (Atestado de Saúde Ocupacional), que precisa ser arquivado pela empresa
- O tipo de exame varia conforme a atividade: funções com maior risco ou exposição a agentes nocivos exigem exames específicos além do básico
Empresas que não realizam o exame admissional ficam expostas a autuações em fiscalizações do trabalho e, em casos de doenças ocupacionais futuras, podem ter dificuldade em provar que o funcionário já apresentava a condição antes da contratação.
Como fazer o registro em carteira
Com os documentos reunidos e o exame realizado, o próximo passo é o registro formal do vínculo empregatício.
Carteira de Trabalho Digital (CT-e)
Desde 2019, a Carteira de Trabalho é predominantemente digital. O registro é feito pelo empregador diretamente no sistema eSocial, o que gera automaticamente a anotação na carteira digital do funcionário, acessível pelo aplicativo da Carteira de Trabalho.
Para o registro, são necessários:
- Dados pessoais do funcionário
- Data de admissão
- Cargo e CBO (Classificação Brasileira de Ocupações)
- Salário e jornada de trabalho
- Tipo de contrato (prazo indeterminado, determinado, temporário, etc.)
Contrato de trabalho
Além do registro na carteira, o contrato de trabalho deve ser assinado pelas duas partes. Ele não precisa de um formato único, mas deve conter no mínimo: identificação das partes, função, salário, jornada, data de início e tipo de contrato.
O contrato pode ser assinado fisicamente ou de forma eletrônica, com validade jurídica garantida pela Lei 14.063/2020. A assinatura digital pode ser feita através de certificado digital ou pelo aplicativo do GOV.
Prazo para lançar a admissão no eSocial
Esse é o ponto que mais gera erro e pode gerar multa.
O evento S-2200 (Cadastramento Inicial do Vínculo) ou S-2190 (Admissão Preliminar) deve ser transmitido ao eSocial até um dia antes do início das atividades do funcionário.
Na prática, isso significa:
- Funcionário começa na segunda-feira → lançamento no eSocial deve ser feito até domingo
- Funcionário começa na segunda após um feriado → o lançamento ainda precisa acontecer antes
Quando não é possível completar todas as informações com antecedência, a legislação permite o uso do evento de Admissão Preliminar (S-2190), que registra os dados básicos e pode ser complementado em até 7 dias corridos após a admissão.
A multa por não transmitir o evento de admissão dentro do prazo varia conforme o porte da empresa, mas pode chegar a valores expressivos. Ela pode ser facilmente evitada, então fica a dica de procurar enviar a documentação o quanto antes.
Erros mais comuns na admissão e como evitar
Conhecer os erros mais frequentes é tão importante quanto saber o que fazer certo. Estes são os que mais aparecem:
Não fazer o exame médico admissional
Já abordamos acima, mas vale reforçar: sem o ASO, a empresa não tem como comprovar que o funcionário estava apto no momento da contratação. Em processos trabalhistas futuros, isso pode ser usado contra o empregador.
Atrasar o lançamento no eSocial
O prazo é anterior ao início das atividades, não depois. Muitas empresas lançam no mesmo dia ou nos dias seguintes, o que já configura atraso.
Não assinar o contrato de trabalho
Parece básico, mas acontece. Sem contrato assinado, qualquer divergência sobre jornada, salário ou função fica sem amparo documental.
Não registrar filhos como dependentes
Quando o funcionário tem filhos menores de 14 anos, eles precisam ser cadastrados para fins de salário-família e deduções no IR. Muitas empresas não orientam o funcionário sobre isso na admissão.
Contratar com período de experiência sem formalizar corretamente
O contrato de experiência tem prazo máximo de 90 dias, com possibilidade de uma única prorrogação. Se não for prorrogado formalmente por escrito dentro do prazo, o contrato se converte automaticamente em prazo indeterminado.
Não arquivar os documentos admissionais
Toda a documentação da admissão, ASO, contrato, cópias de documentos precisam ser arquivadas pela empresa. Em caso de fiscalização ou processo trabalhista, esses documentos são a principal defesa do empregador.
O checklist completo da admissão
Para facilitar, aqui está a sequência organizada por etapa:
Antes do primeiro dia:
- Documentos pessoais do funcionário coletados e conferidos
- Exame médico admissional realizado e ASO emitido
- Contrato de trabalho elaborado e assinado pelas duas partes
- Admissão lançada no eSocial (até 1 dia antes do início)
- Registro na Carteira de Trabalho Digital concluído
No primeiro dia:
- Entrega e orientação sobre benefícios (vale-transporte, vale-alimentação)
- Coleta de dados bancários para pagamento
- Cadastro de dependentes (se houver)
- Orientação sobre políticas internas, jornada e ponto
Nos primeiros dias:
- Complementação do eSocial se foi feita admissão preliminar (até 7 dias)
- Arquivo físico ou digital de toda a documentação admissional organizado
Quer um checklist personalizado para a sua empresa? A Já Contei organiza isso com você.
Admissão feita certo protege todo mundo
Um processo de admissão bem feito não é burocracia é proteção.
Protege o funcionário, que tem seus direitos formalizados desde o primeiro dia. Protege a empresa, que tem documentação para se defender em qualquer fiscalização ou processo trabalhista. E protege a relação entre os dois, que começa com transparência e clareza.
Para empresas com poucos funcionários, onde o responsável pelo processo muitas vezes é o próprio dono ou alguém sem formação específica em DP, ter um parceiro que acompanhe cada etapa faz toda a diferença.
A Já Contei cuida de todo o processo de admissão, te enviamos a lista com todos os documentos essenciais e todos eles são lançados no eSocial, além disso te enviamos lembretes para que você não precise se preocupar com prazos, multas ou etapas esquecidas.
